江汉大学会计档案管理实施办法
（二 OO 四年十月二十七日修订）
第一条 为了加强对会计档案的管理，有效地保护和利用会计档案，为学校发展服务，根据省市档案管理有关规定和《江汉大学档案管理实施办法（试行）》 ( 江校〔 2002 〕 98 号 ) 等有关文件，结合本校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的会计档案是指学校及相关财务部门在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字资料、会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册等。
第三条 高校会计档案是记录和反映学校经济活动的重要史料和证据，是高校全部档案的重要组成部分。会计档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发利用。
第四条 会计档案工作应采用先进的管理技术手段，所有的会计档案数据应贮入计算机中，同时大力开发档案信息资源，为学校进行会计监督和制定教育发展计划决策服务。
第五条 会计档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入会计工作计划、规划，纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要布置、检查、总结、验收会计档案工作。
第六条 会计档案归档的主要内容包括综合、会计凭证、会计账薄、会计报表、工资清册等方面。具体范围见《江汉大学档案实体分类实施细则（试行）》（江校办〔 2003 〕 4 号）。
第七条 学校财会部门和校内在专业银行开户及办有经济实体的单位，均为一个立卷部门，分工归口立卷。
第八条 会计档案的组卷原则是遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用。将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由财会档案分室保管到结清债权债务时为止。
第九条 当年产生的会计材料，应于次年 4 月以前整理组卷，进行归档。每年的 5 月份会计档案分室将定期对学校二级财会部门的会计档案立卷进行检查。
第十条 组卷时卷内文件材料要去掉金属物，对破损的材料要修复，案卷采用三孔一线的方法，粗线装订成册。按规定填写卷内文件目录，用钢笔或毛笔书写，禁止使用圆珠笔、红笔和铅笔。
第十一条 学校会计档案在会计年度终了后由会计档案分室按学校档案管理有关规定保管 5 年，期满后的次年 6 月底前由会计档案分室的专职档案员将应归档的财会档案编制移交目录一式 2 份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案馆办理移交手续。
第十二条 会计档案的编号按《中国档案分类法 ―― 教育档案分类表》进行分类标引，即：财会类档案档号 = 年度号 + 财会档案分类号 + 案卷号。
第十三条 会计档案入库时，应全面检查目录、实物是否相符，然后按档号排列。
第十四条 财会档案的鉴定、销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定及《会计档案保管期限表》和《高等学校档案部门业务建设规范》执行。根据财会档案的历史价值、使用价值，将保管期限分别定为永久、长期、短期三种，对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决定存毁。鉴定工作，在学校领导的主持下，由档案部门和财会部门抽人组成鉴定小组进行。对已无保存价值的财会档案经校领导批准后，由学校档案部门和财会部门各派一人监销。
第十五条 会计档案的利用。凡利用会计档案材料的人员，均应按规定办理利用手续，填写利用档案申请表，由财务处分管会计档案的领导签字后，方可查阅。对于因公查阅会计档案的学校教职工，须持有部门领导签批意见；外来单位人员须持有介绍信，对于超出查阅范围的，将不予查阅。对于学校教职工、学生或外来人员因私利用会计档案，将按国家档案管理有关规定收取相应费用。
第十六条 本办法自发文之日起执行，由财务处负责解释。